新形势下从事卫生监督档案管理工作的感受

刘  勇

档案管理工作，是办公室工作的一个重要组成部分，是做好办公室工作的基础和前提。加强档案规范化管理，充分发挥档案在实际工作中的作用，是办公室工作的一项重要任务。近年来，在从事办公室档案工作的基础上得出一些体会和思考，在思想认识方面总觉得档案工作更能体现“人过留名，鸟过留声”。结合自己对卫生监督档案工作整理归档与利用等方面谈一下新形势下从事卫生监督档案管理工作的感受。

热爱档案工作是做好档案工作的前提。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是现在人们对于档案的写真。卫生监督档案不但分布部门多、涉及内容广，而且搜集渠道少、花费时间多，工作起来不易出成绩，往往被人们所遗忘，因此，很少有人喜欢档案工作。笔者通过学习一些档案方面的知识，认识到无论是文书档案，还是人事档案，也无论是法律文书档案，还是科技档案，都是一种重要的信息资源，它是一个单位管理工作、发展历程等的真实记录，反映了一个单位的历史，对今后事业的发展和对重大问题的处理以及制定重要政策等活动有着重要的凭证作用和参考价值。因此，笔者认为只要做成一流的档案管理，为单位的经济发展发挥作用，也同样能体现出自己的价值，从而便热爱上了档案工作，并决心克服一切困难做好卫生监督档案管理各个环节上的工作。由于有了工作热情，工作起来也得心应手，单位的各种档案也均能按时收集、归档，档案管理井井有条。

领导重视是做好档案管理工作的重要保证。档案管理可以说是“一把手”工程，上层领导起决定作用。如果“一把手”对档案管理工作很重视，那么工作起来就会比较顺利，如果“一把手”思想观念陈旧，传统地认为档案员谁都能干、档案搞的好坏无所谓，那么档案管理人员再努力也没有用。领导重视，一方面，能够协调和调动有关部门的积极性、主动性，减轻档案管理人员工作量；另一方面，又能增加人力、物力和财力的投入，加强档案管理工作的硬件建设。长期以来，由于档案工作是一项内务性很强的工作;是一项毫不引人注目、默默无闻的工作，因此，有些领导对档案管理工作不够重视，存在着一些认识上的误区，导致在实际工作中就存在着：一是管档人员配备不到位，没有按规定比例配备工作人员；二是投入不够，基础设施配套不到位，保管条件落后，不安全隐患严重；三是档案人员队伍不稳定，档案资料收集难和档案资料不能及时整理归档；四是档案人员政治、经济待遇不高，津贴补助未到位。这些问题既影响了档案管理人员的工作积极性，又影响了档案管理的工作水平。因此，要做好档案工作，就必须使各级领导进一步提高对档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识，切实加强对档案工作的领导，关心管档人员的政治、生活待遇，稳定档案管理人员，重视档案的基础工作，从而从整体上提高档案管理工作的水平。

专职档案人员配备到位是根基。档案人员要做到知识化、年轻化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，与时俱进，开拓创新。当前状况是档案管理人员配备比例不够，有的甚至没有明确档案管理人员，或者兼职人员主要精力不在档案管理上。面对存在的问题，各立档单位应该明确一名领导具体分管此项工作，同时按规定配备专职档案管理人员，尽量不要兼职人员。平时要让专职档案人员通过参加各种不同层次、类型的档案人员培训班，来更新观念、更新知识，提高业务水平。要重视档案管理人员的劳动保护，落实有关经济待遇。

完善的制度是做好档案工作的基础。本人从事的卫生监督档案资料的来源是多方面的，有卫生监督业务的，有职工人事的，有财务的，有政策的，有管理的，甚至有设施、设备、工具以及基建等的档案，涉及的人多，涉及的部门多，涉及的事多，如果没有完善的规章制度，就不能保证档案收集及时完整，也谈不上合理分类、整理有序，还可能会产生丢失档案的现象，就不能保证更好地利用。近几年来，我们建立了卫生监督档案收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度、查借阅制度等多项规章制度，每年将卫生监督档案收集、整理工作纳入科室年度考核目标，要求各科室有专门人员负责收集、整理和定期报送档案，责任到人，调取档案必须填写档案借阅单并有相关领导签批。一系列制度的建立和完善，提高了卫生监督档案管理水平，确保了单位卫生监督档案收集全面、分类合理、贮存有序、利用有章。

科学合理利用档案信息是工作关键。卫生监督档案是指各级卫生监督执行机构在卫生监督、监测(卫生质量抽检)、卫生行政稽查、卫生行政许可、卫生行政处罚、卫生宣教、科研培训及党政管理等活动中直接形成的，对国家和社会、本单位工作具有查考、利用保存价值的文字、图表、声像等各种载体、各种门类的历史记录。广泛收集各种门类，多种载体的档案资料，然后分类别进行整理，以便全面了解掌握辖区内的公共卫生管理工作情况，为领导决策和进一步加强管理提供切实可靠的参考依据。对大量的档案资料进行归类整理，发现好的素材及时加以利用和推广，对有问题的档案资料也需要加以研究提出整改意见和建议。这就需要档案管理工作者对档案进行编研，使卫生监督档案上升到能够系统完整、准确的卫生监督的高度上来。切实搞好卫生监督档案信息的开发利用，卫生监督档案信息的开发利用工作是挖掘卫生监督档案的潜力，充分发挥卫生监督档案的价值的有效手段。

近年来，笔者不但每年参加本地举办的各类档案员培训班，主动参加本系统举办的各种卫生专业培训，自身素质得到了进一步提高，也为单位档案室跨入高档次行列奠定了基础。虽说档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要。其实不然，从我们的领导到一般干部都有这样的意识：再困难不能困难档案，保管好档案就是为后代积累财富。因为从长远看，档案是无价之宝。人员更替一代接一代，唯有记录历史的档案永存。因此做好日常性档案工作就显得非常重要，并且档案工作对当前的工作也很有实用价值，同时档案的唯一性、凭据性，解决了很多集体和个人的实际问题和切身利益。所以，对从事档案工作的人员来说，相比其他工作，档案工作更能体现“人过留名，鸟过留声”。