一、适用范围

    本规则适用于文书档案的整理、立卷、归档。

    二、文件材料的纸质要求

    除规定使用特殊标准的纸质外，一般都使用A4纸。

    三、立卷时间

    一般情况下，要求每年第一季度内完成上一年度文书档案材料的立卷归档工作。

    四、归档文件整理的组织形式

    归档文件整理的组织形式有两种：

    （一）集中整理。即由单位办公室把单位所有的文件材料全部收集起来，统一进行整理、立卷、归档。

    这种组织形式适合于内部机构设置单一、文件材料少的单位。

    （二）分散整理。即由单位办公室统一筹划，各科、室、股或站、所，以本科、室、股或站、所为单位对文件材料进行整理、立卷，然后收归单位办公室，按照相对固定的顺序统一编制档案盒号（用铅笔淡写），集中管理。

    这种形式适应于单位相对较大、内部机构设置复杂、文件材料较多的单位。

    以组织部的档案为例：由办公室、干部科、组织科、干教科等按照归档文件整理规则要求分别对文件材料进行立卷，然后办公室收集拢来，按办公室为“1”、干部科为“2”、组织科为“3”、干教科为“4”等编写好盒号，再按编好的顺序依次放入档案柜，进行集中管理。

    五、文件的收集与鉴定

    （一）文件收集。收集是指将分散在各部门（科、室、站所）、个人保存的各种文件材料完全收集拢来。包括文字、图表、声像、电子文档等不同载体的记录。

    1、收集的方式。收集的方式有两种：一是平时收集。即档案管理员在收发文后，所收（发）的文件，对需要保存的文件材料，按照永久、30年、10年保管期限进行鉴定，以件为单位装订好，盖上归档章，填写好保管期限，分别放于有区别标识的文件柜中，年终将收集的文件材料分别立卷归档。

    二是年底一次性收集。即年底将本单位收（发）的所有归档材料，包括个人应该归为单位保存的材料全部收集起来。为了确保文件材料的完全完整，可以两种方式结合起来。

    2、收集的要求：完全完整。   

    （二）文件鉴定。文件鉴定的内容有两个方面：一是鉴定是否归档；二是鉴定保管期限。总体上，按照国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来鉴定。

    1、机关文件材料归档范围：（1）上级机关颁发的需要贯彻执行的文件，主要包括会议文件、业务指导文件、领导讲话等；（2）本机关产生的绝大部分文件材料；（3）同级机关需要贯彻执行的文件；（4）下级机关报送的重要的文件材料。

    2、机关文件材料不归档范围：（1）上级机关文件材料中，普发性不需要办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性的文件，一般性文件的草稿，无特殊保存价值的信封，不需要办理的一般的人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

    3、保管期限。（1）永久保存的材料：一是反映本单位重大史实的文件材料；二是上级形成的、与本单位有直接关联的、应该作为永久保存的文件材料；三是下级部门形成的、本单位应该作为永久保存的文件材料。